Ý nghĩa tự động hóa văn phòng (nó là gì, khái niệm và định nghĩa)

Văn phòng là gì:

Tự động hóa văn phòng là tập hợp các phương pháp, ứng dụng và công cụ máy tính được sử dụng trong các tác vụ văn phòng nhằm hoàn thiện, tối ưu hóa, cải thiện công việc và các hoạt động liên quan. Văn phòng từ là một từ viết tắt bao gồm như sau: offi (office) và mática (tính toán).

Liên quan đến vấn đề trên, cấu trúc văn phòng bao gồm từ máy tính, máy in, máy quét được kết nối qua mạng cục bộ đến điện thoại và máy fax.

Các công cụ hoặc phương tiện văn phòng cho phép bạn nghĩ ra, xây dựng, chuyển giao, lưu trữ tất cả các thông tin cần thiết trong một văn phòng. Các công cụ văn phòng là: xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu, bảng tính, chương trình email, bộ phần mềm văn phòng, máy tính, chương trình nghị sự, trong số các chương trình khác.

Ngoài ra, bộ phần mềm văn phòng hoặc bộ phần mềm văn phòng là phần tổng hợp hoặc bộ chương trình máy tính thường được sử dụng trong văn phòng để chỉnh sửa văn bản, thuyết trình, thực hiện các phép tính, nghĩa là nó tạo điều kiện cho quá trình và cho phép bạn làm tốt công việc. Hiện tại, bộ ứng dụng văn phòng thống trị nhất trên thị trường là Microsoft Office, có các định dạng riêng cho từng chương trình của mình.

Tự động hóa văn phòng được phát triển vào những năm 70, nhờ vào sự phát triển của thiết bị điện tử bắt đầu bao gồm bộ vi xử lý, thay thế các phương pháp và công cụ cũ bằng các máy hiện đại hơn, ví dụ, máy chữ được thay thế bằng máy tính và xử lý văn bản.

Hiện nay, sự phát triển của công nghệ trong một công ty là điều cần thiết để đạt được mục tiêu của nó, đó là lý do tại sao tự động hóa văn phòng rất hữu ích vì nó tạo điều kiện thực hiện các nhiệm vụ, cho phép công việc được thực hiện trong thời gian ngắn hơn và giúp tối ưu hóa các quy trình thiết yếu của một công ty.